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五大容易犯的关于电子邮箱的误区

发表日期:2015/08/31 文章编辑:浏览次数:1218

      电子邮件中的一些错误是很直接的,如果对方收到了你的错误邮件,你的工作、声誉或者是职业生涯都可能受到影响。幸运的是,要避免这些错误是很容易的。以下是经常会困扰我们的五个电子邮件使用时的坏习惯,但你完全能够以另外的方式来处理它们。

      1、含糊或者是缺少主题

      当我们在争一场官司的时候,我们也应当简洁地归纳到一项条例来为自己辩护。对于电子邮件来说,也是同样的道理。你应该让收件人能够很容易地明白你的邮件是什么内容。如果你想大多数人那样,有一个文件筐总括你收到的邮件,可能会根据日期、发件人或者是主题来归类,那么你难道不会希望能够通过主题就能够得知简要的信息吗?如果能这样的话那么发件人就是为你节约了时间。

      换一个角度来说,你所收到的邮件中,有多少是没有主题或者是对方所标示的主题是像“你要的电话号码”这样的呢?为什么发件人不能在主题中清楚地写明“电话号码是xxx-xxxxxxxx”呢?

      当你在发送电子邮件给一个特定的人时,请在主题中给出事件的详情,再加上名字。例如,当你想说张三升职这件事,你可以在主题中写道“张三升职了”。如果你发送邮件时在主题中只写道“张三”,那么收件人也许就会误认为是张三所发送的邮件。

      总之,一个清楚明了的邮件主题,就可以为收件人省却不少麻烦。

      2、更改了话题却没有更改主题

      你是否有看到过一些标明一件商品正在出售的广告,而进入了商店后却发现它已经售空了呢?商店其实是给了你一张延期票,因为它的广告内容实际上已经是过期了。在过去,商店通常都会试图说服你购买其它的东西来代替,也就是一种“诱饵推销”的方式。

      电子邮件用户则更经常地蒙受这种“诱饵推销”,而之所以这样的原因大都是出于懒惰。例如,当你向一个同事发送一则主题为A的通知,这个同事之后则需要向你发送主题为B的通知。然而,它没有创建一封新邮件,标明“主题B”,而是直接回复你,在文中才提到关于主题B的事,但此时的主题上所写的仍然是“主题A”。这确实令人烦恼不是吗?当你发送电子邮件的时候,请确定你的主题与实际的内容是相匹配的。如果你要通过回复来发送通知,那么请将主题更改为匹配实际话题的字句。

      几个月前,天气还很冷的时候,一个邻居向我们新建住宅区的所有居民发送了一份邻里的电话号码簿,标题为“邻居的号码簿”。一个半小时后,我收到了一封来自其中一个邻居向所有人回复的邮件,主题是“Re:邻居的号码簿”。我不经意地点开了这封邮件,发现这个发送者所写的是他的暖气机坏了,想向邻居们借毛毯以及煤油暖气机。当然,他还是得到了他所需要的东西并修好了他的暖气机,但如果他所发出的邮件能有一个更好的标题的话,我想他也许能够获得更快的回复。

      3、在一封邮件中包含多个话题

      将多个话题包含在一封邮件中能够让你减少发送的次数,也可以减少电子邮件的流量以及数量。然而,你的接收者可能就会因此忽略了一个或多个话题。所以最好还是让每封电子邮件中只包含一个话题。

      在一封电子邮件中只包含一个话题可以使沟通更有效

      4、未经思考就发送

      当你年幼的时候,你的母亲也许有告诉过你,在对一个人作出回应之前心里先默数三声。为什么她要那么说呢?因为她知道,如果不经思考就回答的话可能会引发一些问题。

      请确保你所要说的确实就是你所写的东西,人们可能会根据你的字句来自行理解你的意思。通过电子邮件所开的玩笑很可能会比当面这么做要造成更大的误解。另外,请小心谨慎,不要太快对一封让你不悦的电子邮件作出回应。一个愚蠢的人才会当即表现他的不满,而智者总是能够将一些羞辱忽略。

      出于法律因素,在发送邮件前你也需要经过思考。电子邮件能够被律师“发现”,作为一方提出诉讼的证据。也就是说,你在电子邮件中所写的内容可能落入一些律师的手中,成为审判时的证据。因此在你发送一封电子邮件之前,想象自己是处在一个证人的立场,正在提供证词。

      5、轻率地对所有人回复

      在你按下“回复所有”前,先确定你是否真的需要这么做。真的每个人都需要看到你的回复吗?你的回复对所有人都是有益的吗?或者说你是否仅仅是发送了一个私人的回复或者只是一个关于发件人的个人问题呢?在这些情况下,你只需要做简单的“回复”就可以了。否则,你的一些私人的争论就可能变成公众皆知的尴尬信息。

       请注意,如果你收到一封邮件是因为你是某个群组中的成员,那么当你点击“回复”时也会将邮件发送给群组中的所有人。

       你是否意识到你自己所犯的这些错误呢?最好就是能够立即认识到这些问题,这样就能够很轻易地将它们改正。 

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